1.企业绩效分析及相应指标的比较
企业在生产经营过程中会采取各种措施,如价格政策的变化、新产品开发、合资经营、融资行为以及生产技术的改良、生产成本的控制等,高层管理人员应对这些措施的效果进行评价,并与预算、预测、前期及竞争者的绩效相比较,以衡量目标达成的程度,同时对计划执行情况进行监督,还需要调查超出计划的结果或者不正常的趋势,辨认目标无法达成的原因。
2.直接的部门管理
部门经理应认真复核本部门的经营业绩,检查本部门经营活动的执行情况,并对某项经营活动的前景和趋势进行预测。
3.实体控制
为保证企业资产的安全完整,应定期进行盘点,并与账面记录比较。
4.信息控制
包括一般控制和应用控制两方面。一般控制帮助管理阶层确保系统持续、适当的运转。应用控制概括起来就是输入控制和输出控制,如系统软件的控制,存取安全的控制,系统维护控制等。
5.分工
员工应各司其职,避免交叉、舞弊现象的发生。
控制活动是针对关键控制点而制定的,因此,企业在制定控制活动时关键就是要寻找关键控制点。企业一般根据其经营活动的五大循环即采购循环、销售循环、付款循环、收款循环和理财循环等分别设计其控制活动。在各个循环中,往来账款是最常见的一项业务。导致往来账款业务中出现问题最主要的原因就在于企业缺乏相应的控制政策和控制程序,如岗位分离、授权批准、文件记录、预算控制、实物保全等,或有了这些政策和程序却没有执行。
信息与沟通策略
围绕在控制活动周围的是信息与沟通系统。一个良好的信息和沟通系统可以使企业及时掌握企业营运的状况和组织中发生的事情。信息与沟通系统的质量影响到企业内部控制的效率和效果。具体包括以下两个方面:
1.信息系统
一个良好的信息沟通系统不仅要有向下的沟通管道,还应有向上的、横向的以及对外界的信息沟通管道。企业建立良好的信息系统,必须做到:(1)建立良好的信息系统支持策略;(2)将信息系统与企业营运有效的结合;(3)恰当选择更新信息系统的最佳时间;(4)确保信息品质。
2.沟通
一个良好的信息系统应能确保组织中每个人均清楚地知道其所承担的特定职务。每位员工都必须了解内部控制制度的有关方面,如这些方面如何生效,在控制制度中所扮演的角色、所担负的责任以及怎样与他人的工作发生关联等。
内部监督策略
一个健全的内部控制系统必须得到有效的监督。监督是由适当的人员,在适当及时的基础下,评估控制的设计和运作情况的过程,也是一种随着时间的推移而评估制度执行质量的过程。监督可通过日常的、持续的监督活动来完成,也可以通过进行个别的、单独的评估来实现,或两者结合。
1.持续的监督活动
持续的监督活动在营运过程中发生,它包括例行的管理和监督活动,以及其他员工为履行其职务所采取的行动。持续监督活动包括:(1)绩效比较;(2)外界沟通;(3)内部监督;(4)职务分离;(5)建议制度;(6)信息反馈。
2.个别评估
在持续监督的基础上,企业在必要的时候需要聘请独立的人员或组织进行评估,以直接监视控制系统的有效性,这种做法是对持续性监督程序的评估。其范围和频率应视风险的大小及控制的重要性而定。
3.报告缺陷
对内部控制的缺失应由下向上报告,某些重大缺失应报告给高层管理阶层和董事会。