|
|
3管理创新
信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。
3.1信息管理
通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。
流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证，因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。
在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。例如：在机构发文流程中，预先设置相对固定的发文格式，但随着机构管理的变化，文件格式也要不断调整，并且有增加、删节等变更的需求，具有动态变化特性，那么这种变化的文件信息需要纳入管理范围。概括地说：文件信息管理，是确保文件内容从产生到脱离流程的全过程管理，是针对发文的痕迹保留、文号等信息的管理；对收文督办、监控等行为的管理。
3.2信息工作人员管理
信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”［2］，是非常现实和必要的。具体做法主要有：
a) 建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；
b) 策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；
c) 经常对相关人员进行安全教育和宣传；
d) 经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；
e) 建立严格的权限管理机制；
f) 规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。
对管理职责的划分，应从多方面考虑：
a) 面向普通用户，提供文件起草、办理、流转、查询的通道。
b) 面向文件管理人员，提供文件督办、催办手段。
c) 面向档案管理人员，提供文件归档及其考核、电子文件整理和保管、信息服务手段。
d) 面向系统管理人员，建立流程跟踪、流程监控、流程日志机制，提供操作平台；提供机构、人员、权限、流程节点、流向及变更的设置手段。
4制度创新
如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。
从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。笔者所在企业，在办公自动化系统的应用各阶段，已建立或正在建立的制度有：
a) 《办公自动化系统（OAK）应用及运行维护管理规定》。内容有文件与档案管理部门、信息管理部门的职责分工；信息系统的身份确认、用户权限管理、用户信息变更管理；信息工作人员的管理等。
b) 《电子公文管理办法》。内容有电子文件办理流程指南、电子公章使用管理、电子文件发送程序和发文信息管理、电子文件归档程序及管理等。
c) 《OAK系统电子文件管理细则》。主要针对归档前的电子文件，要按要求填写元数据格式的内容。
d) 《文书档案归档文件整理细则》。对归档后的电子文件的整理进行定义，并梳理出整理工作流程。
e) 《信息系统运行维护管理办法》。
f) 《信息系统运行安全管理办法》。
g) 《信息应用系统业务培训管理办法和程序》。针对信息系统的正确、规范操作而设立。
5服务创新
信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。
创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。
信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。
在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。
业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案，是一种更高层次、更高水平的信息服务。
6结束语
信息化时代带给了我们太多的机遇。文件与档案工作者必须主动掌握时代的节拍，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，使个人的努力与企业提供的资源形成合力，不断提升档案管理工作的科技含量，寻找新的创业之路。参考文献 ［1］冯惠玲. 拓展职能——“夹缝时代”档案职业的生存之策［A］. 21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛论文集［C］ . 北京：中国人民大学出版社，2001. 105—112.
［2］ 冯惠玲. 电子文件管理教程［M］. 北京：中国人民档案出版社，2001. |
| 【论文首页】【设为主页】【字体：大 中 小】
【加入收藏】【打印本文】【回到顶部】
|
|
